Assistant de direction (h-f)

SOS EXPRESS est une entreprise bruxelloise active dans le secteur de la construction. Nous réalisons les demandes de dépannage multiservices (plomberie, chauffage, électricité, etc) et maintenance.

Active dans le secteur de la construction et réactive aux demandes des habitations, co-propriétés, entreprises, magasins et boutiques.

SOS EXPRESS a pour ambition de devenir le leader sur le marché du service aux habitations et entreprises délivré en urgence.

Description du poste 

Traiter et suivre, par délégation du Directeur, les affaires courantes et/ou la gestion de certains dossiers.Contribuer à la communication interne et externe…

Activité(s)Encadrer l’activité d’un ou plusieurs collaborateurs et assurer l’animation, la coordination et la régulation des différents secrétariats de la Direction ou de l’établissement. Assurer les activités de secrétariat du Directeur.

Organisation des activités du Directeur et/ou de l¿équipe de direction et/ou de l’équipe administrative :

  • Organisation pratique de la Direction ou de l’établissement et des activités du Directeur (agenda, planning, missions, réunions, …),
  • Anticipation des besoins, préparation des réunions, des dossiers support du Directeur,
  • Coordination des activités liées à des services ou unités différents et veille au respect des échéances,
  • Suivi des affaires courantes,
  • Réalisation du suivi budgétaire pour les Directions centrales,
  • Participation à diverses réunions et suivi de la mise en oeuvre des décisions selon le calendrier et les échéances prévues, * Animation, régulation des différents secrétariats,
  • Conseils techniques auprès des autres secrétaires et propositions en matière d’amélioration de l’organisation de travail, de la circulation de l’information,
  • Coordination et répartition des activités d’un ou plusieurs collaborateurs directs,
  • Constitution, traitement et suivi de dossiers, * Recueil, sélection et vérification des informations, rapprochement d’informations issues de sujets et d’émetteurs différents,
  • Recherche de compléments d’information,
  • Exploitation des informations : première analyse et synthèse des informations pour la préparation des réponses,
  • Suivi des dossiers par rapport aux échéances et aux priorités, * Gestion de manière autonome de certains dossiers, par délégation du Directeur,
  • Mise à jour et classement des dossiers.

Communication :

  • Relais pour la circulation de l’information au sein de la Direction ou de l’établissement,
  • Coordination, veille, régulation et développement des relations et des échanges,
  • Réponse sur l’état d’avancement des dossiers en l’absence du Directeur,
  • Interface avec les Directions, les échelons déconcentrés et les interlocuteurs externes,
  • Participation à diverses réunions pour faciliter la circulation de l’information.

Gestion de l’information :

  • Réception, filtrage, orientation des appels téléphoniques,
  • Rédaction de la correspondance courante ou de notes,
  • Rédaction de comptes-rendus de réunions,
  • Réception, enregistrement, diffusion et classement du courrier,
  • Suivi, mise à jour des documents destinés à la Direction ou à l’établissement (réglementation, documents d’information, …),
  • Mise en place et recherche d’amélioration du système de classement,
  • Transmission des documents émis aux interlocuteurs concernés (internes ou externes),
  • Composition et mise en page de documents.

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